Att tänka på när du ska anordna ett event

Boka i tid

Populära datum försvinner först. För konferens och kickoff under vår och höst är tre till sex månader en bra framförhållning. Julbord och sommarfester bokas ofta ännu tidigare. Med kort varsel finns det fortfarande lediga lokaler, men färre att välja mellan.

Har ni ett datum som inte går att flytta: boka lokalen först och planera resten efteråt.

Var tydlig med syftet

Skriv ner i en mening vad eventet ska leda till. Den meningen styr resten: om ni behöver ett stort rum eller flera små, om ni ska sova över och hur långt bort ni kan åka.

Det här ska du veta innan du frågar en anläggning

Antal deltagare, datum eller vecka, hur många dagar, om ni behöver övernattning, budget per person, specialkost och behov av tillgänglighet. Med de uppgifterna kan anläggningen ge ett pris direkt i stället för att ställa följdfrågor.

Läs villkoren innan du bekräftar

Den vanligaste överraskningen är inte priset, utan vad som händer när antalet deltagare ändras.

Kontrollera hur många platser som går att avboka och fram till när, vad som ingår i priset och vad som kostar extra, till exempel teknik eller personal efter en viss tid. Spara bekräftelsen där kollegorna hittar den.

Låt oss göra jobbet

Att mejla fem anläggningar och jämföra svaren tar tid. På Meetnest hittar du anläggningar med pris och villkor samlade, och förfrågan, svar och avtal finns på ett ställe. Det kostar ingenting för dig som bokar.

Vill du hellre att vi letar åt dig: välj Få tre förslag, beskriv eventet och välj sedan bland förslagen.

Dagen efter

Skicka ett tack till deltagarna med det viktigaste som bestämdes. Fråga vad som fungerade och vad som kan bli bättre. Svaren gör nästa event lättare att planera.